Data a osobní údaje – zlato 21. století. Skoro každá profesní činnost dnes obsahuje práci s daty a osobními údaji. Činnost realitních kanceláři na tom není jinak. Kdejaké zpravodajské a odborné weby se již zabývaly otázkou ochrany osobních údajů v oblasti realitních kanceláří. Často se však jedná o články teoretické, zaměřené pouze na pojmy a představení problémů bez nabídky řešení. Tento článek tak představí řešení nejtypičtějších situací, se kterými se realitní kancelář v oblasti osobních údajů a ochrany dat setká.
Zasílání obchodních sdělení
Základem fungování realitní kanceláře je práce s klienty. Tato práce bude spočívat rovněž v práci s osobními údaji. Realitní kanceláře velmi často vytvářejí databáze potenciálních klientů, stávajících klientů, klientů, „u kterých to nevyšlo“, a s těmito daty následně pracují. Jako první praktické doporučení je vhodné zmínit, že by v žádném případě nemělo docházet k nákupu databází a následné inzerci těmto potenciálním klientům. Zaslání obchodního sdělení osobě umístěné v zakoupené databázi je velmi problematické, neboť daný subjekt s velkou pravděpodobností neudělil souhlas se zasíláním obchodních sdělení, tudíž zaslání může být v rozporu se zásadou zákonnosti zpracování dle GDPR. Je potřeba také zmínit, že kromě GDPR je úprava zasílání obchodních sdělení obsažena rovněž zákoně o některých službách informační společnosti.
V případě, že se jedná o klienty realitní kanceláře, nebude pro zasílání reklamních (obchodních) sdělení potřeba souhlas a v rozumné míře bude moci realitní kancelář zasílat tato sdělení na základě oprávněného zájmu. U potenciálních subjektů, kteří například budou chtít odebírat obchodní sdělení na základě přístupu z webové stránky, však bude potřeba získat souhlas se zasíláním obchodních sdělení.
Realitní kancelář nesmí zapomínat ani na skutečnost, že obchodní sdělení mají zákonem předepsanou formu. Z názvu musí být patrné, že se jedná o obchodní sdělení, musí být patrné, kdo obchodní sdělení zasílá, a rovněž ve sdělení musí být uveden způsob, jakým se „odhlásit“ od zasílání obchodních sdělení.
Co uvádět do rezervační či zprostředkovatelské smlouvy?
„Pro jistotu do smlouvy uvedeme i rodné číslo a číslo občanského průkazu klienta.“
Údajů „pro jistotu“ se může ve smlouvě objevit velké množství. Realitní kancelář však nesmí zapomínat, že jako správce osobních údajů musí dodržovat zásadu minimalizace osobních údajů. Zásadu, jež říká, že smějí být zpracovávány pouze údaje, které jsou nezbytné pro určený účel. Pro splnění smluvní povinnosti postačí identifikace smluvní strany, tedy postačí údaje jako jméno, příjmení, datum narození a adresa bydliště. K těmto údajům nebude realitní kancelář potřebovat souhlas se zpracováním osobních údajů, neboť jsou zpracovávány na základě právního důvodu plnění smlouvy. Je potřeba rozlišovat mezi rezervační či zprostředkovatelskou smlouvou a smlouvou, na základě které bude docházet k převodu nemovitostí (např. kupní smlouva). V kupní smlouvě bude pro splnění smlouvy potřeba rovněž rodné číslo, neboť dokument bude sloužit jako příloha návrhu na vklad do Katastru nemovitostí.
V praxi se také stává, že se o jednu nemovitost přihlásí několik zájemců, ovšem smlouva bude uzavřena pouze s jedním. Údaje o ostatních zájemcích, se kterými nedošlo k uzavření smlouvy, nebudou zpracovávány na základě důvodu plnění smluvních povinností a realitní kancelář se bude muset spoléhat pouze na tzv. oprávněný zájem. V takovém případě je doporučeno ponechat pouze údaje v rozsahu jméno, příjmení a například e-mail či telefonní číslo z důvodu pozdějšího kontaktování. I v takovém případě je však potřeba upozornit zájemce na možnosti kdykoliv odmítnout zasílání obchodních sdělení.
Jak zabezpečit dokumenty?
GDPR obsahuje obecná ustanovení o technických a organizačních opatřeních, ovšem v konkrétních způsobech zabezpečení mlčí. Při zabezpečení dokumentů je potřeba vycházet z obecného pravidla – čím více údajů o subjektech mám, tím je doporučeno vyšší zabezpečení. Realitní kancelář si vždy musí odpovědět, jaká rizika hrozí subjektům údajů v různých situacích. Co se stane, když osobní údaje uniknou? Co se stane, když se k těmto údajům dostane v kanceláři osoba, která k nim nemá mít přístup? Pokud odpověď na takové otázky obsahuje negativní dopady pro subjekty údajů, je potřeba hledat řešení, která negativní dopady minimalizují.
Realitní kancelář nesmí zapomínat ani na včasnou likvidaci dokumentů. V některých případech stanovuje dobu uchování zákon (účetní dokumenty, daňová dokumentace), v jiných je potřeba stanovit dobu uchování individuálně. Smlouvy je vhodné uchovávat po dobu smluvního vztahu a následně po dobu, kdy se může klient obrátit na realitní kancelář s potenciálním problémem, reklamací či jiným nárokem.
Rodná čísla mají svůj speciální zákon
Využití rodných čísel je obsaženo v zákoně o evidenci obyvatel. Ta lze využívat pouze v některých případech – stanoví-li tak zákon, pro vymáhání pohledávek, či se souhlasem nositele rodného čísla.
Úřad pro ochranu osobních údajů obchodní sdělení rád kontroluje
Zasílání obchodních sdělení je velmi často kontrolováno ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů. Mezi nejčastější problémy patří nezákonnost zaslaných obchodních sdělení. Jinými slovy, zasílatel posílá sdělení osobám, které nejsou jeho zákazníky a nemá pro zasílání souhlas. Jiným častým porušením je nedostatečná identifikace odesílatele obchodního sdělení a nemožnost odhlášení. Ze sdělení tedy nelze poznat, kdo jej zaslal a jak lze zasílání odmítnout. Pokuty za nedodržení těchto povinností se pohybují v desítkách tisíc korun.
Záznamy o činnostech zpracování
Realitní kanceláře jako správci osobních údajů mají rovněž povinnost vést tzv. záznamy o činnostech zpracování. Jedná se o dokument (může být i elektronický), ve kterém realitní kancelář vede jednotlivé druhy zpracování, jejich účely, kategorie osobních údajů a subjektů údajů, způsob zabezpečení a další technická a organizační zabezpečení, dobu uchování či předávání údajů dalším externím subjektům. Na žádost musí správce osobních údajů tyto záznamy poskytnout Úřadu pro ochranu osobních údajů. Povinnost vést záznamy vyplývá z čl. 30 GDPR.
Mgr. Jiří Hradský
advokátní koncipient SEDLAKOVA LEGAL, s.r.o.
Autor příspěvku: REALCITY
REALCITY je největším vydavatelstvím v ČR zaměřeném na realitní trh. Jeho produkty působí na českém trhu již od roku 2001, je provozovatelem portálu www.realcity.cz a specializuje se na periodika určená pro profesionály v oblasti nemovitostí. V České republice vydává celkem 2 regionální tituly. Od roku 2017 je součástí českého vydavatelství VLTAVA LABE MEDIA a.s.
